ERP Projeniz Neden Başarısız Oldu?
30 yıl boyunca onlarca kurumsal yazılım projesine dahil oldum. Üretim tesislerinde, lojistik merkezlerinde, holding yapılarında çalıştım. Şunu net olarak söyleyebilirim: Bir ERP projesi başarısız olduğunda, herkes sorunu ilk önce yazılımda arar. Oysa sorunun cevabı hiçbir zaman tek başına yazılımda değildir.
İlk suçlanan yazılımdır. Sonra danışmandır. Sonra implementasyon ekibidir.
Ama gerçek neredeyse her seferinde aynı yerdedir: Yönetimde, süreçlerde ve o güne kadar kimsenin yüzleşmediği organizasyonel kördüğümlerde.
İçindekiler
ERP ‘Bilgi İşlemin Projesi’ Sanıldığında Ne Olur?
ERP kararı genellikle üst yönetim tarafından verilir. Bütçe onaylanır, danışman firma seçilir, toplantılar yapılır. Sonra proje, “artık sizin işiniz” denilerek IT departmanının önüne bırakılır.
Bu tam olarak işlerin yanlış gitmeye başladığı andır.
ERP bir yazılım kurulumu değildir. Kurumun çalışma biçimini kökten değiştiren bir süreçtir. Bu değişimi yönetmek için yönetimin sahada olması, karar vermesi, birimleri koordine etmesi gerekir. Yönetim yoksa kararlar gecikir, ekip motivasyonu düşer, proje yavaşlar ve bir süre sonra kimse o sistemin neden açık olduğunu bile hatırlamaz.
Ben bir projeye dahil olduğumda, üst yönetimin ilk toplantıdan itibaren ne kadar içinde olduğuna bakarım. Yönetimin katılımı, projenin başarısının en güvenilir göstergesidir.
Süreçleri Bilgisayara Taşıyamazsınız
“Önce sistemi kuralım, sonra düzeltiriz” cümlesini yıllar içinde belki binlerce kez duydum. Maalesef bu cümlenin arkasından gelen projelerin neredeyse tamamında ciddi sorunlarla karşılaştım.
ERP sistemi mevcut süreçlerinizi dijitalleştirmez, onları yeniden tasarlamanızı ister. Eğer bugün departmanlar arası el yazısıyla doldurulan formlarla, kişiye bağlı gayri resmi akışlarla ya da “zaten hep böyle yaptık” mantığıyla çalışıyorsanız, bu karmaşa ERP’ye de taşınır ve sadece ekrana yansır.
“Sistemi kurun, her şey düzelir.” mottosuyla bir projeye başlamayı hiçbir zaman doğru bulmadım. Bence en doğru yaklaşım; önce süreçleri sadeleştirmek, sonra standartlaştırmak ve sonra sisteme taşımaktır.
Bu sırayı tersine çevirmek, çok pahalıya mal olur.
İnsanları Sürece Dahil Etmezseniz, Sistem Boşta Çalışır
Teknik kurulum genellikle projenin en kolay kısmıdır. Asıl güçlük insanların alışkanlıklarını değiştirmektir.
Yıllarca belirli bir şekilde çalışan bir çalışan, bir sabah yeni bir ekranla karşılaştığında ilk tepkisi genellikle direnç olur. Bu direnci yok saymak ya da “eğitim verdik, artık bilmeleri lazım” diyerek geçiştirmek, projeyi görünmez bir duvara çarptırır.
Başarılı projelerde kullanıcılar sürece erken dahil edilir. Sadece eğitim için değil, sürecin tasarımına katkı sunmak için. Bir çalışan “bu sistemi ben de şekillendirdim” duygusuyla yaklaştığında, direncin yerini sahiplenme alır.
Biz bu yaklaşımı her projede uygular ve farkı net olarak görürüz.
Veri Temizse Sistem Çalışır. Değilse, Çalışmaz.
ERP bir hesap makinesi gibi düşünülebilir. Ne girersen onu işler. Yanlış veri girersen, yanlış çıktı alırsın.
Eski sistemlerden taşınan tutarsız, eksik ya da birden fazla yerde farklı şekilde kayıtlı veriler, ERP projelerini sabote eden sessiz bir tehdittir. Proje canlıya geçtikten sonra bu sorunlar yüzeye çıktığında hem zaman hem güven kaybedilir.
Veri temizliği sıkıcıdır. Ama atlanamaz.
Kapsam Kayması: Küçük İstekler Projeyi Nasıl Yutar?
“Bir de şu raporu eklesek olur mu?” Bu cümle, yüzlerce ERP projesinin bütçesini ve takvimini patlatmıştır.
Kapsam kayması sinsi ilerler. Başlangıçta küçük görünen her ek istek, zamanla projeyi şişirir. Net bir kapsam belgesi yoksa, her yeni talep “mantıklı” görünür. Ama toplam etkisi, projeyi planlananın iki katı süre ve maliyete taşıyabilir.
Başarılı projelerde kapsam belgelenmiş ve imzalanmıştır. Değişiklik talepleri kontrollü bir süreçle değerlendirilir. Bu disiplin, projenin hem müşteri hem de danışman tarafında kalmak zorunda olduğu bir gerçektir.
Doğru Yazılım Seçimi Yapılmamıştır
Piyasada en çok konuşulan sistemi seçmek, o sistemin doğru olduğu anlamına gelmez. Kurumun büyüklüğü, sektörü, süreç karmaşıklığı ve büyüme hedefleri, yazılım seçiminin temel parametreleridir.
Yanlış seçilen bir sistem için yapılan aşırı özelleştirmeler de ayrı bir risk taşır. Yazılımı kuruma uydurmak için yapılan her müdahale, uzun vadede bakım maliyetini artırır, güncellemeleri zorlaştırır ve sistemi giderek kırılgan hale getirir.
Doğru seçim en güçlü sistemi değil, kurumunuza en uygun sistemi bulmaktır.
Sonuç Olarak:
ERP projelerinde başarısızlık sadece bir yazılım meselesi değildir. Liderlik, süreç olgunluğu ve değişim yönetimi meselesidir.
30 yıllık deneyimimin bana öğrettiği en önemli şey şudur: Teknolojiyi doğru insanlar ve doğru süreçlerle birleştirdiğinizde, sistem kendiliğinden çalışmaya başlar. Ama bu üçünden biri eksikse, en gelişmiş yazılım bile sizi kurtaramaz.
Verimix olarak biz bu boşlukları doldurmak için varız. ERP’nin göremediği yerleri görür, karşılayamadığı ihtiyaçları karşılarız.
Serkan Okumuş / Verimix Yazılım CEO & Co-Founder
